محتويات خطة العمل

1.ينبغي أن تشتمل خطة العمل على كافّة المعلومات التالية:

الغلاف الأمامي

يعطي الغلاف الأمامي للقارئ انطباعاً سريعاً حول العمل لذا من الضروري تقديمه بصورة احترافية. وينبغي أن يتضمّن اسم الشركة وشعارها واسمك كذلك. ومن الجدير بالذكر أنّ الغلاف المقدّم بأسلوب جيّد سيقدّم صورة مهنية واحترافية عن الشركة للممولين بصورة تجذب انتباههم واهتماماتهم. ويفضّل أن تبذل كلّ المساعي الممكنة لكتابة خطّتك على ملف وورد بحيث يصبح المستند قابلاً للقراءة بسهولة.

خلاصة

على الرغم من أنّ الخلاصة هي الجزء الاول الذي ستتمّ قراءته إلى أنّه عادة ما يتمّ كتابتها في النهاية، لكن سنقوم بوصفها أولاً على اعتبار أنّها أول فقرة سيتمّ الاطّلاع عليها.
من المفترض أن تتضمّن الخلاصة باختصار العمل و تسلط الضوء على الهدف، فينبغي أن تصف كيفية إنجاز الهدف وكيف يمكن للمالك فعل ذلك. أو في حال كانت إحدى استخدامات خطة عملك تتعلّق بزيادة التمويل فإن من شأن المخطط السهل الواضح جذب اهتمام الممولين المرتقبين وحثّهم على مواصلة قراءة هذه الخطّة. وعليك أن تتذكّر أنّ من يقيّم عملك هو في الغالب شخص مشغول جداً، لذا حاول تسليط الضوء على نقاط القوة للعمل وأسباب استحقاقك للدعم، وقم بالإشارة إلى دورة المبيعات المتوقعة و الربح خلال العام المقبل. وفي حال كنت منخرط مسبقاً في عمل ما، فقم بإيراد لمحة عن تاريخك حتّى هذا اليوم، إضافة إلى ضرورة ذكر تفاصيل دورة المبيعات و الربح خلال العام أو العامين السابقين. كيف يمكن مقارنة أداء عملك مع أداء منافسيك؟ وما هي أهمّ الإنجازات المحقّقة؟
اخيراً قم بإيضاح كمية المبلغ الذي تحتاج إليه لدعم الأعمال المذكورة.

المشروع التجاري

ينبغي أن يحتوي هذا القسم بإيجاز هدف المشروع ومطمحه، علماً أنّه من الضروري إيراد أسماء مالكي المشروع سواء أتمّ البدء فيه أو لا. ما الدافع من الشروع بإطلاق العمل؟
في حال سبق وقد شرع بالمشروع، قم بإيجاز لمحة عن تاريخه وأدائه إلى اليوم؛ ما نسبة ارتفاع دورة المبيعات ؟ بكم تقدّر الارباح؟ ما هي القيمة الصافية؟ قم بتقديم ملخّص بالأرقام يشمل الربح تفصيلي والخسارة وبيان الميزانية في الملحقات. و كيف يمكن مقارنة أدائك مع أداء منافسيك؟ وكيف تمّ تمويل المشروع (من مثل الأسهم العادية أو القروض أو المنح)؟ وما هي أهمّ الإنجازات التي يمكن ذكرها حتّى تاريخنا هذا؟
قم بشرح الهيكل القانوني للأعمال (الشركة أو التاجر الوحيد أو الشراكة)، واذكر العلامات المميّزة للمشروع من مثل صفات المنتج المتفرّدة أو الخدمات والتوافق مع معايير منظّمة الإيزو ISO9000.

تدريب

2. الغرض و الاهداف: قم بوصف الغرض و أهداف عملك

المنتج أو الخدمة

قم بوصف المنتجات التي تبيعها أو التي تطمح لبيعها بلغة يمكن للقارئ فهمها. ومن الضروري تجنّب استخدام اللغة الاصطلاحية قدر الإمكان، وتذكّر أنّ القارئ الذي يطمح إلى معرفة تفاصيل أكثر حول الجوانب التقنية للمنتج الذ تقدّمه سيطلب منك ذلك، أو يمكنك تضمين مثل هذه المعلومات في الملحق.
قم بشرح الأسباب التي ستدفع الزبون إلى اقتناء هذا المنتج أو الخدمات، وما هي الاحتياجات التي يكن لهذا المنتج تلبيتها. قم بوصف المزايا والفوائد معاً، علماً أنّه ينبغي أن تتضمّن الفوائد على سبيل المثال سهولة الاستخدام والراحة والسلامة والاقتصاد والمرونة والذوق وغير ذلك. وتذكّر دائماً أنّ الزبون يشتري الفوائد لكن عليك دفع تكلفة المزايا.
هل أيا من هذه الميزات فريدة من نوعها؟ قم بتقديم تفاصيل حول براءة الاختراع وتسجيل التصميم او حقوق النسخ إن كان ذلك متاحاً.

تدريب

3.وصف المنتجات التي تقدّمها
قم بوصف منتجاتك أو الخدمات التي تقدّمها، وأورد ميزاتها و فوائدها على وجه الخصوص.

السوق

قم بتحديد مجموعة الزبائن او السوق المتخصّصة الخاصّة بك بحسب توقّعاتك، ومن الممكن أن يفترض البحث السوقي الذي أعددته السوق الهدف الذي تطمح لعرض منتجاتك فيه.
قم بالإشارة إلى البحث الذي شرعت به، علماً أنّ كلّا من البحث الأساسي والثانوي مهمّ في هذه الحالة، بما في ذلك المعلومات المتضمّنة في الجداول والصور. ومن الممكن أن يتمّ تضمين المعلومات الداعمة المفصّلة في الملحقات المرفقة.
ومن المفترض أن تقوم بالإشارة إلى وجود السوق. ما هو الحجم الاجمالي للسوق؟ قم بتقييم الطلب المتوقّع على منتجاتك أو خدماتك على المدى القصير والطويل، وقم بتبرير هذا التقدير. ومن الجدير بالذكر أنّه سيكون بإمكانك تقدير حجم دورة المبيعات استناداً إلى مثل هذه المعلومات.
ومن الضروريّ شرح حجم المنافسة للقارئ؛ ما طبيعة هذه المنافسة؟ كم عدد المنافسين لك؟ هل تتوقّع منافسة أكبر في المستقبل؟ اشرح لم يعتبر منتجك فضل من منتجات منافسيك؟ ما هي الميّزة الفريد التي يتمتّع بها منتجك؟
هل يوجد اية عقبات تمنع من الانخراط هذه السوق، وفي حال وجدت فكيف يمكن التغلّب عليها؟

تدريب.

4.وصف السوق
قم بوصف السوق الذي تطرح فيها منتجاتك او خدماتك. واشرح البحث السوقي الذي شرعت به وقم بتقدير نسبة مبيعاتك المتوقعة.

خطة التسويق

لقد قمت بوصف الهدف من عملك في الملخّص أو في قسم المشروع، علماً أنّه ينبغي ترجمة هذا الهدف إلى أهداف تسويقية من شأنها دعم عملية تحويلها إلى واقع ملموس.
وينبغي أن تكون الاهداف قابلة للإنجاز وتتخلّلها روح المنافسة، علماً أنّ الأهداف النموذجية يجب أن تكون مربحة وتؤدّي إلى نمو في نسبة المبيعات وتحسين للأسهم المتوفّرة في الأسواق.
ويجب ان تشتمل الأهداف على سبيل المثال ما يلي:
بيع 220 وحدة و وربح 100.000 جنيه إسترليني على مدار الـ 12 شهراً المقبلة
لتحقق هامش إجمالي الربح بنسبة 45%
الاستحواذ على 18% من السوق المحدد
ينبغي توصيف الخطة التسويقية المتعلّقة بتحقيق هذه الأهداف باستخدام المزيج التسويقي، إذ إنّ المكانة التي ستختارها ستؤثّر على كيفية تطبيق هذه العملية.
قم بشرح رؤيتك حول موقع مشروعك والمنتج داخل سوق العمل؛ هل يصنّف المنتج على أنّه منتج جودة يعرض في السوق النوعي (ولذا من الممكن طلب سعر عالي عليه)؟ هذا ما يعرف بالتفضيل. هل هذا المنتج مجرّد سلعة بحيث أنّه ما من خيار للتفضيل بين المتنافسين عدا السعر؟ هل سوف تجرب المنتج الاولي لتختبر التسوق ؟ هذا ما يدعى بقيادة التكلفة.

المنتج

لقد قمت مسبقاً بوصف طبيعة منتجاتك أو خدماتك. فقم بتحديد الخطط المتعلّقة بالخطط المستقبلية على مدار العامين المقبلين. هل ستقوم بإدخال منتجات أو خدمات إضافية مع البدء بجني المزيد من الأرباح؟ كما بدأت لصنع مال اكثر ؟ هل سوف تجرب منتج اولي لتختبر السوق ؟ هل سوف تضيفه الى قائمة المنتج فيما بعد؟ هل ستقوم بتجربة منتج مبدئي لفحص السوق؟ هل ستضيف لمعدّل المنتجات لاحقاً؟
المكان
إنّ كلّاً من موقع شركتك والمنهجية التي تعتمدها لتوزيع منتجاتك لعملائك أمران مهمّان للغاية. كيف يمكن بيع المنتجات أو الخدمات للزبائن؟ هل سيتمّ ذلك عبر بصورة مباشرة أو عبر تجّار أو وكلاء (من مثل تجار الجملة أو بائعي التجزئة)؟ وكيف يمكن نقل المنتج لنقطة البيع؟
وفي حال قدمت الزبائن الى الشركة هل ذلك يضمن وصولها بالصورة الصحيحة؟ هل وهذا الأمر سيعكس صورة صحيحة ؟ اشرح لماذا قمت باختيار المكان أو المبنى الذي تعزم على تشغيله.

السعر

يجب أن يشمل السعر جميع التكاليف ويؤمن الربح المتوقّع. أنت بحاجة إلى كيف توصّلت إلى قررك الخاصّ بالسعر.
وفي حالت قمت بتطبيق استراتيجية التفاضل فإنّ الجودة و الخدمة أكثر أهمية من السعر. أمّا في حال اخترت استراتيجية قيادة التكلفة فستحتاج لوضع السعر استناداً إلى السوق، ومن ثمّ عليك التحكّم بالتكاليف
لتمكينك من البيع في هذا السعر بصورة تضمن لك الأرباح. ويجدر بالذكر أنّ الاستراتيجية الأخيرة هي غالباً استراتيجية صعبة التطبيق بالنسبة للمشاريع الصغيرة لذا تلجأ الغالبية إلى استخدام طريق التفاضل إمّا بصورة مقصودة أو غير مقصودة.

الترويج

وأخيرا تحتاج لشرح الاستراتيجية الترويجية الخاصة بك - كيف كنت تنوي اقتحام السوق والسماح للعميل بمعرفة وجودك.

اشرح كيف سيتم ترويج ما لديك للعرض، عبر الإعلانات أو البريد المباشر أو توزيع المنشورات أو حملات التواصل الاجتماعي أو غير ذلك.

تدريب:

5. خطّتك التسويقية:

قم بوصف خطّتك التسويقية

الادارة والتنظيم:

من المهم إثبات أن لديك القدرة على تنفيذ المهام لإنجاز الأعمال المطلوبة. قم بالتركيز فقط على النقاط الرئيسة.

الأشخاص:

إنّ عملية وصف الأشخاص المنخرطين تتطلب تسليط الضوء على نقاط القوة والمهارات الخاصة اتي يحقّقوها للعمل . ويمكن أن يتضمّن هذا الأمر المهارات التقنية (مثل النجارة أو الخبرة في المبيعات) أو المواقف الشخصية (مثل الحماس أو القدرة على العمل تحت الضغط) أو التعليم والتدريب المختصّ. إذا كنت ترغب في ذلك، قم بتقديم السير الذاتية للموظفين الرئيسيين في الملحق. وفي حال كان هناك نقاط ضعف واضحة، قم بشرح كيفية التغلب عليها (من مثل التعاقد الفرعي لجانب معيّن من عملية الإنتاج).

الإنتاج

قم بتوصيف عملية الإنتاج (إذا اقتضى الأمر) وسلط الضوء على المزايا التنافسية.

المباني

من المفترض أن يكون القارئ على دراية مسبقة بالأسباب التي دفعتك لاختيار المباني. قم هنا بشرح تفاصيل المباني، بما في ذلك تفاصيل التراخيص اللازمة و متطلبات الصحة والسلامة، وتصريحات التخطيط.

تدريب:

6. إدارة مشروعك:

قم بشرح المنهجية التي تتبّعها لإدارة مشروعك وتنظيمه. ومن سيشارك في المشروع وما هي المهارات التي يتمتّعون بها؟ وما السبل التي تساعد في تطويرهم؟ ضع شرحاً لكيفية مراقبة أداء الأعمال منذ البداية.

تحليل نقطة التعادل:

في حال استطعت استنتاج التكاليف المحتملة، وقمت بتحديد السعر الذي بعت من خلاله منتجك أو خدماتك فبإمكانك معرفة كمية المنتجات التي تحتاج لبيعها بدقة لتغطية التكاليف، إمّا عبر الوحدات المبيعة أو ساعات العمل. ويعرف مستوى المبيعات التي تبدا فيه بتجاوز التكاليف بعتبة الربح، إذ ابتداء من هذه المرحلة تبدأ بجني الأرباح.

تدريب

7. نقطة التعادل

قم بشرح الاستراتيجية التي اتّبعتها لتحديد سعر المنتج أو الخدمة المقدّمة وحاول إظهار عتبة الربح المتوقّعة، كما قم بشرح حدّ الأمان.

التوقعات المالية:

يتلخّص المتطلّبان الماليان الرئيسان في توليد الربح وتوليد مبالغ نقدية كافية، والتي يمكن من خلالها الدفع للمورّدين والطاقم وغيرهم لتكون قادرا على الدفع للموردين والموظفين وغيرهم عند استحقاق الدفع. إنّ هدف هذا القسم من الخطة هو إظهار أن العمل سيحقق كلا الهدفين الذي يطمح لهما. وينبغي أن يشمل التوقّع العام القادم على الأقل. أمّا في حال كان المطمح تحقيق استثمار رئيس أو كان من غير المرجّح جني المشروع للأرباح خلال عام واحد فمن الممكن أن يتمّ طلب التوقّعات المتعلّقة بعامين أو ثلاثة. يتناول هذا القسم عادة توقعات التدفق النقدي وتوقعات الأرباح والخسائر وبيان الميزانية المتوقعة. دعونا الآن نلق نظرة على كلّ واحدة منها بالترتيب:
توقعات حساب الأرباح والخسائر: يتمّ استنباط مبيعات رأس مال المبيعات من قسم البحث السوقي؛ ما هي التكاليف المباشرة والربح الإجمالي والنفقات الإضافية وصافي الربح؟ وكيف سيتم توزيع الأرباح؟ ومن المفيد أيضا تضمين الرسومات والفائدة عند إضافة النفقات الإضافية للتكاليف المباشرة.
توقعات التدفق النقدي: قم بشرح التأخر المحتمل في عملية استلام الدخل ودفع النفقات. قم بتوفير توقّعات نقدية تظهر المقبوضات والمدفوعات على أساس شهري، وبالتالي المعدّل المطلوب للتمويل الخارجي.
ونموذجياً ينبغي أن تقدّم توقّعاً حول بيان الميزانية، وإلّا فإنّ المموّل المستقبلي سيحاول استنتاج ذلك من إحدى المعلومات التي قدمتموها. إنّ ليس بالضرورة أن يظهر هذا الأمر المشروع كما تودّ أنت إظهاره، فعلى سبيل المثال يمكن أن تقوم بتقديم أصول ثابتة أو أسهم بصورة غير مبيّنة في توقّعات التدفق النقدي.

تدريب:

8. التوقعات المالية:
قم بإعداد التوقعات المالية التفصيلية التي ينبغي أن تشتمل على الأقل على توقعات الربح والخسارة وتوقعات التدفق النقدي. كما يتمّ عادة تضمين توقّعات حول بيان الميزانية، إضافة إلى تضمين شرح مفصّل حول كيفية الإشراف على مواكبة التوقّعات بصورة تتماشى مع التقدّم الفعلي.
إنّ الممولين المحتملين يبدون اهتماماً حول المخاطرة، ويقصد بالمخاطرة المخاطرة التي ربّما تجهض إنجاز توقعاتك، وتجعلك لا تلتزم بأداء القروض، وحتى المخاطرة التي ربما توقف عملية التجارة بمنتجاتك. لذا فإنّ مسألة تضمين تحليل لعتبة الربح وتحليل الاستجابة سيساعد في مسألة التأكّد من أنّك قد فكّرت بالمخاطر المحتملة ملياً.

الاستجابة أو تحليل المخاطر

إنّ تحليل الاستجابة يهتمّ بأسئة "ماذا لو ...؟". ماذا سيكون تأثير انخفاض 10٪ في المبيعات أو زيادة نسبة 20٪ في أسعار المواد الخام على سبيل المثال؟ علماً أنّه يمكنك أن تساعد مقيّم خطة العمل التفكير بهذه الأسئلة بإيجاز وتقييم المخاطر المحتملة للمبيعات المتدنية أو الأسعار المرتفعة.

المتطلبات المالية

قم بالإشارة إلى حجم المال أو الأصول الأخرى التي ستقوم باستثمارها، أو التي سيقوم شريكك باستثمارها. قم بتقديم التفاصيل المتعلّقة بحجم المبالغ اللازمة من المصادر الأخرى، وتبين ما إذا كانت هذه المبالغ سحب على المكشوف (فيما يخصّ رأس المال العامل) أو قروض لأجل معيّن (فيما يخصّ المعدّات على سبيل المثال) أو أسهم أو مزيج من هذا كلّه.
وفي حال كان من المتاح تقديم منزل كضمان على سبيل المثال فسيتمّ الدعم كذلك، إذ إنّ معظم البنوك تبحث عن بعض الضمانات، لا سيما إذا كان يطلب منها توفير الجزء الأكبر من التمويل. إنّ تقديم الضمان ما هو إلّا دليل على التزامك وثقتك في العمل، بل هو أيضا دليل على استعدادك لتحمل المخاطر، وخاصة إذا كان لدينا القليل من المال الخاص بعملية الاستثمار.

التدريب:

9. المتطلبات المالية الخاصة بك
قم بشرح المتطلّبات المالية الخاصة بك والمنهجية التي تودّ أن يتمّ تحقيق ذلك من خلالها، وقم بإيراد المبلغ الذي بإمكانك تقديمه للمشروع، وفيما إذا كان لديك أيّ ضمانات حول ذلك.

الملحقات

احتفظ بالحدّ الأدنى من المواد الإضافية. فربّما تجد أنّ بعض جوانب عملك تتطلّب المزيد من المعلومات، لكن تذكّر أنّ هذا ليس مبرّراً للاحتفاظ بكلّ المواد.
بالإضافة إلى البنود المذكورة أعلاه، يمكنك إرفاق ما يلي:

• الصور
• كشوفات الأسعار الخاصّة بالمعدّات وسندات التأمين الضرورية
• المعلومات القانونية - اتفاقيات الشراكة أو الاستئجار أو غير ذلك
• نسخة من استبيانات البحث الرئيسة
• معلومات البحث الثانوية ذات الصلة.

الخاتمة

لقد استطعت إعداد خطّة العمل من خلال وصف المشروع وتسليط الضوء على المزايا والفوائد التي يتمتّع بها المنتج أو الخدمة التي تقدّمها، فضلاً عن إبراز مدى معرفتك للسوق وتقديم التفاصيل المتعلّقة بالأداء الفعلي أو التوقّعات المستقبلية، وكذلك إظهار استعدادك للمجازفة. أمّا الآن فيمكنك التفكير بكيفية كتابة الملخّص.

التدريب:

10. الملخّص
الآن قم بكتابة ملخصك .
لقد اقترحنا مسبقاً أن نوعية المعلومات التي جمعتها حول خطتك ستحدد جودة خطة عملك. وبالمثل، فإن نوعية خطة عملك ستحدد مدى نجاح أو فشل عملية طلب التمويل من الجهات المعنية. وممّا لا شكّ فيه أنّ جودة تخطيط عملك ستحدد مدى نجاح أو فشل المشروع.
وعليك أن تتذكّر أنّ خطتك ليست وثيقة ثابتة، ولا هي بالتأكيد مجرد أداة لتحصيل التمويل؛ إنها بيان ناشئ يحتوي جميع الأفكار والبحوث والإجراءات التي تقوم بتوظيفها لضمان بقاء ونماء عملك.
إنّ عملك سيتطلب تغييرات مستمرّة في التوجّهات على اعتبار أنّ هنالك فرص جديدة تظهر. ويجدر بالذكر أن الآلية التي توظّفها لتحقيق تلك الفرص ستدلّ على مستوى جودة تخطيطك، وكذلك على مرونة النهج الذي تتّبعه، إضافة إلى إشارتها على المنهج الذ اتّبعته لتطوير هذه الخطّة وتوظيفها عملياً.