المؤتمرات والمعارض

لكنّ مسألة التكاليف أمر في غاية الأهمية بالنسبة للمقاولات الصغيرة إلى المتوسّطة على الأقل. إذ لا ينبغي عليك دفع الرسوم المترتّبة على الحضور أو العارضين فحسب، بل إنّ تكاليف إنتاج المواد الترويجية الجديدة التي من المفترض أن يتمّ تسليمها، إضافة إلى نفقات السفر والإقامة سرعان ما تبدأ بالتراكم، هذا علاوة على الزمن الذي يقضيه طاقم العمل بعيداً عن مركز العمل.
وبغية ضمان تحقيق أفضل ما يمكن من هذه الفعالية، فقد قمنا باقتراح بعض العمليات والإجراءات البسيطة التالية لمساعدتك:

اختيار الفعالية بعناية

هناك العديد من المؤتمرات والمعارض التي تجري خلال العام، لذا فمن المحتمل أن تكون مسألة اختيار الأكثر ملاءمة لك من بينها مسألة صعبة إلى حدّ ما، في حين أنّك من الممكن ان تقوم بإسراف مبلغ كبير من ميزانيتك على مؤتمر أو معرض لا يمتّ لعملك بصلة، إضافة إلى كونه باهظ الثمن ومضيعة للوقت. لذا فمن الأساسيّ إجراء بعض البحث عن الفعالية قبل الاشتراك فيها، فيمكنك استشارة من حضرها في السابق ومعرفة ما إذا كانت استثمار يستحقّ العناء. ولمساعدتك في اتّخاذ القرار ينبغي عليك أن تحدّد الأسباب الدقيقة التي دفعتك لحضورها وما هي مطامحك التي تسعى لتحقيقها عند المشاركة، فهل أنت تسعى للوصول إلى عملاء أو زبائن جدد أو لإطلاق منتج جديد، أو كنت تحاول تعلّم أساليب جديدة من روّاد الأعمال في هذا القطاع.

خلال الفعالية

ماذا ستفعل عند اتّخاذ قرار حضور الفعالية؟ إنّ الشخص الذي قام بحجز الفعالية يتمتّع برؤية واضحة لمدى أهميّتها، لكن عليك التأكّد من أنّ الحضور هناك على دراية بما هو متوقّع منهم أثناء الفعالية. والسؤال هنا: هل يتعيّن عليك أكبر عدد من المنشورات والمواد الترويجية التي باستطاعتك، أم جمع اشتراكات جديدة في قائمتك البريدية، أم القيام ببعض الأعمال مع الحضور وبالتالي بيع منتجاتك، أم الحصول على أكبر عدد من بطاقات رجال الأعمال الذين يمكنك التواصل معهم فور رجوعك إلى مكتبك؟ في حال كان هذا الأمر متاحاً، فمن المثمر محاولة عقد اجتماعات مع الأشخاص ذي النفوذ مسبقاً، خصوصاً في حال قام منظّمو الحفل بنشر قائمة تحمل أسماء الحضور قبل بداية الفعالية.

المنتجات الترويجية

تعدّ الجوائز المجانية جزءاً لا يتجزأ في أيّ فعالية تقام، فالمذهب السائد أن يتمّ إنتاج أدوات وسائط التخزين والعناصر التي تكون صديقة للبيئة. وإضافة إلى أشرطة الذاكرة فإنّ العديد من الشركات بدأت تتخلّى عن بعض العناصر من مثل مسخّنات الأكواب عبر الوصلات الخارجية. وقد أظهرت الدراسات أنّ الناس يميلون إلى ملاحظة العلامات التجارية للمنتجات في مكاتبهم. وعلى نحو مشابه، فإنّ العديد من الشركات "تقدّم الأقلام والأكواب وسلّات المشتريات المصنوعة من المواد مكرّرة التصنيع"، وذلك وفقاً لما ذكره المدير العام لرابطة المنتجات الترويجية البريطانية السيّد (جوردون جلينستر). لكنّه نبّه لضرورة التأكّد من أنّ المواد موسومة بصورة واضحة على اعتبار أنّها مصنوعة من المواد مكرّرة التصنيع. كما أنّ توظيف التعابير المجازية في العلامات التجارية فكرة جيّد وبسيطة، فعلى سبيل المثال يمكن أن يتم كتابة عبارة "ستحصل على المزيد معنا" على كوب قهوة كبير الحجم. أمّا الأمر الأكثر أهمية في نظر (جلينستر) هو التأكّد من انعكاس الجوائز المجانية وتأثيرها على الحاضرين.

ما بعد الفعالية

إنّ العديد من مديري الأعمال سيقومون بتصنيف بطاقات الأعمال التي استطاعوا الحصول عليها ومن ثم يقوموا بترتيب المكالمات والرسائل الإلكترونية والاجتماعات بناء على ذلك. لكن هنالك مشكلتين تواجه هذا المنهج الشامل:
1. يمكن يقتصر الاهتمام في منتجات الشركة أو خدماتها على فئة قليلة فحسب من بين الأسماء التي تمّ جمعها، لذا فإنّه تعقّب غير المهتمين مجرّد مضيعة للوقت.
2. في حال ركّزت فقط على بطاقات الأعمال التي تمّ جمعها خلال الفعالية، فإنّك ستخسر الكثير من "المجهولين"- أي الأفراد أو الشركات التي ربّما تكون مهتمّة بعملك لكنّها لا تسعى إلى الانخراط في العرض الذي أقمته (في حال قمت بذلك).
وبناء على ما سبق، حاول قبل أن تسارع في التواصل مع المسؤولين إلى مراجعة كلّ جهة على حدا، ودراسة المكان الذي عبّر فيه الزبون أو العميل المحتمل عن رغبته في الانخراط معك، وما هي الأمور التي تناقشت حولها بخصوص ذلك. هل من الممكن أن يتمّ ترتيبهم بحسب "درجة الحماسة" (أي بمعنى آخر إلى أي مدى يمكن أن تنجح مسألة إقامة أعمال معك)؟ إنّ القيام بهذه المسألة يقع على عاتق من حضر الفعالية شخصياً وقام بجمع البطاقات.

شبكة الذكاء

عادة ما تعدّ مسألة الإشراف على الأعمال المستقبلية بعد الحفل بديلاً فاعلاً آخر. إنّ الخطوة المنطقية التي ينبغي على المهتمين بمنتجات وخدمات الشركات اتّباعها هي الدخول إلى الموقع الإلكتروني للاطّلاع على المزيد من المعلومات حول ذلك.
وفي حال قام المقاول الصغير إلى المتوسّط باستخدام الوسائل البسيطة لتعقّب أسماء الزائرين لهذا الموقع الإلكتروني فسيكون بالإمكان الاطّلاع على نسبة جهات البيع الهدف التي تمّ تحقيقها خلال الفعالية. إنّ من ِشأن توظيف هذه المعلومات، على اعتبار أنّها مؤشّر لمدى الاهتمام والانخراط، مساعدة فريق المبيعات في ترتيب القائمة الهدف التي تحتوي أسماء الجهات المهتمة التي من المفترض أن يتواصلوا معها أولاً. وعلاوة على ذلك، إنّ من شأن تحليل المحتوى الذي تمّ التوصّل إليه المساعدة في إدراك الاهتمام المحدّد بمثل هذه الأعمال.

الاستفادة من قائمة المنظّمين

من غير المتاح دائماً للشركات الانخراط مع كافّة المشاركين في فعالية محدّدة نظراً للضوابط الزمنية والتي تتعلّق بطاقم العمل. 
إذاً كيف يمكن لمقاول صغير إلى متوسّط أن يحدّد المجهول ويعرف ما إذا تمّ تجميع عروض مبيعات إضافية خلال الفعالية؟ إنّ العديد من منظّمي الحفلات يملكون قائمة تحتوي قائمة بأسماء الحضور، ويودّون في الوقت ذاته مشاركة هذه القائمة مع العارضين. وفي حال قام فريق المبيعات والتسويق بالاطّلاع على أسماء زوّار الموقع في الأسابيع التالية للفعالية، فسيكون بإمكانهم تحديد العروض الهدف "الأكثر إلحاحاً" التي انجذبت للشركة في هذه الفعالية لكن لم يكن لديها الوقت الكافي للانخراط مع فريق العمل.

"معرفة الغثّ من السمين"

يمكن للفرد ان يقوم بزيارة الشركة للعديد من الأسباب، إذ يمكن أن يكون يبحث عن عمل جديد أكثر من كونه يحاول اتّخاذ قرار محتمل بالشراء. في حال تمّ الدخول على الموقع الإلكتروني ما بين الساعة 9 والساعة العاشرة صباحاً لاستعراض صفحات الأعمال أو تمّ قام العديد من الأشخاص التابعين لنفس المنظّمة بالدخول إليها، فعليك إدراك أنّ هذه المنظّمة مهتمّة بالأعمال التي تقدّمها. أمّا في حال قام المتصفّح للموقع بعرض قسم الوظائف و/ أو دخل إلى الموقع مساء، فإنّ الاحتمالات تشير إلى أنّ هذا الشخص يبحث عن عمل.

إنشاء مدوّنة للنجاح

يمكن لرائد الأعمال الصغيره إلى المتوسّطه أن يعزّز من وجوده في الفعالية عبر نشر مدوّنة أو تعليق على موقع المؤسّسة. إنّ من شأن عرض رأي موزون معيّن حول ما تعتبره الشركة المقصد الرئيس من الفعالية المساهمة في تعزيز سمعة الشركة على اعتبار أنّها خبيرة في مجالها، وفي دعم مثل هذه التطلّعات خلال عملية صنع القرار. 

تخصيص الوقت اللازم

يحتاج المقاول الصغير إلى المتوسّط إلى أن يكون واقعياً فيما يخصّ دورة المبيعات الاعتيادية. ففي حال كانت هذه الدورة تتطلّب عدّة أسابيع أو شهور، فيمكن أن يتمّ حساب معدّل عائدات الاستثمار في الفعالية بعد إتمام مدّة دورة المبيعات هذه.

تحديد معدّل النتائج

علاوة على محاولة المقاول الصغير إلى المتوسّط توظيف الموقع الإلكتروني لتحديد مدى اهتمام الشركات الأخرى بالعرض، فإنّه يقوم كذلك بحساب معدّل استجابة الحاضرين في المؤتمر أو المعرض خلال مدّة الفعالية وفي الأسابيع والشهور التالية لها.
وفي حال حاول إدارة أيّ عميل للمبيعات خلال الفعالية الانتقال إلى المبيعات، فسيتمّ حساب هذا الأمر على أنّه من عائدات الاستثمار الأصلي، وبالتالي اعتباره واحد من مقاييس النجاح المحقّقة خلال الفعالية.
وبعد تعقّب نتائج جميع المبادرات سيكون بإمكان هذا المقاول تحديد معدّل النتائج المالية الفعلية التي جنتها الشركة من حضورها للفعالية، وبالتالي مقارنة مثل هذه النتائج بالتكاليف والمساعي الأصلية.

استضافة المؤتمرات

إنّ استضافة المؤتمرات يمكن أن تكون طريقة مثلى لعرض المنتجات والخدمات، لكن ينبغي تذكّر أنّ خبرتهم من المفترض أن تقتصر على المجال المحدّد وليس على إدارة المؤتمرات. إنّ أيّ مشروع يتطلّب إدارة جيّدة ومعرفة سليمة. لتفكّر مثلاً بعملية بناء منزل ما، من المفترض أن تؤمّن خبير لكلّ عمل متخصّص إذ ما من شخص قادر على معالجة العمل المطلوب بأكمله. إنّ هذه المسألة لا تعني عدم السيطرة الكاملة على العمل، بل يقصد بذلك تأمين فريق العمل المناسب لتحقيق النتائج المرجوة.
يرى العديد من الناس أنّ استخدام منظّمي المؤتمرات المختصّين يعني فرض تكلفة إضافية، ولا يعني ادّخار المال وجني الأرباح من وراء ذلك. إنّ تكاليف المؤتمر النموذجي يتضمّن مكان الدعوى وتكاليف شركة التضييف وإدارة العروض المرئية والمسموعة ومكبّرات الصوت والمشروع وعملية التسويق والطباعة والتصميم والموقع الإلكتروني والحجز وتنظيم الملخّصات والإشراف على الموقع. وينبغي أن يتمّ أخذ هذه التكاليف في الحسبان عند حساب قيمة الإيرادات، وبالتحديد رسوم التفويض والعطاءات الحكومية والرعاية والعارضين في الفعالية. إنّ استخدام منظّمي المؤتمرات المختصّين لتنسيق كلّ ما يحتاجه مثل هذا المؤتمر من شأنه المساعدة في تحقيق التناسب بين التكاليف والإيرادات، الأمر الذي سيؤدّي في أوقات كثيرة إلى جني الأرباح كذلك.
إنّ عملية تنظيم المؤتمرات تتطلّب المعرفة والخبرة والتنظيم الملائم، إذ في حال لم يتمّ الالتزام بذلك فمن المرجّح أن ينشأ مشاكل في عملية التنظيم. إنّ من شأن الاستفادة من منظّمي المؤتمرات المختصّين تجنّب وقوع الأخطاء، فعادة ما يتمّ اعتبارهم شركاء في المؤتمر، إذ إنّهم يبتعدون عن الأنظار ويراقبون فعاليتك لضمان نجاحها بالصورة الأمثل، فضلاً عن أنّهم يتمتّعون بمكانة مرموقة بنظر منافسيك. 

المصادر: 
كرافن، كاسبر: "زيادة عائدات الاستثمار من المؤتمرات والعروض". Northeast Business 22- 23
ريا، سو: "إمكانية ادّخار التكاليف عبر توظيف المختصّين" Northeast Business 24
ألين، آندي: The Marketer September 2007: 37